Главные изменения воинского учета в 2023-24 годах

Есть вопросы по программе для кадров и воинского учета ?

Организации любой формы собственности должны вести воинский учет, который включает в себя комплекс различных мероприятий. Правила воинского учета регулируются положением, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719 (далее – Положение № 719), Методическими рекомендациях, утв. Минобороны 11.07.2017 (далее – Методические рекомендации) и Инструкцией, утв. приказом Минобороны от 22.11.2021 г. № 700 (далее – Инструкция № 700). Для постановки организации на воинский учет необходимо обратится в военкомат по адресу регистрации юридического лица.


Мероприятия воинского учета необходимо оформлять в виде отдельного отчетного документа «План работы организации по ведению воинского учета и бронированию работников (граждан в запасе)» (17-е приложение к методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ). Скачать шаблон плана работ по осуществлению воинского учета

В дополнение к данному плану организациям необходимо отправлять в военкомат прочие отчеты воинского учета и сведения о сотрудниках в соответствии с существующим законодательством. Указанные выше требования существовали раннее, но 05.08.2023 обновился порядок ведения воинского учета, изменились сроки и формы документов. А с октября 2023 года повышаются штрафы за нарушение воинского учета.

Количество сотрудников, ведущих воинский учет в организации, определяется количеством военнообязанных по состоянию на 31 декабря прошедшего года (п. 19 Методических рекомендаций). Нормы следующие (п. 12 Положения, утв. постановлением Правительства РФ № 719 от 27.11.2006):

  • 1 человек по совместительству — при наличии в штате до 500 граждан, подлежащих учету;
  • 1 человек — при наличии от 500 до 2000 военнообязанных граждан;
  • 2 человека — при наличии от 2000 до 4000 граждан;
  • далее плюс один к указанным выше двум сотрудникам на каждые последующие 3000 человек предприятия. Если по норме необходимо иметь двух и более работников, занятых данной работой, то в организации создают отдельное подразделение — военно-учетный стол.

Изменения воинского учета

Изменения воинского учета внесены постановлением Правительства от 25.07.2023 № 1211 в положение о воинском учете.

Восемь ключевых изменений воинского учета с 05 августа 2023 года:

  1. Новый порядок постановки и снятия с воинского учета. После реализации информационной системы «Единый реестр воинского учета» постановка и снятие граждан на воинский учет будет производится без личной явки в военкома. Так как работы по созданию Единого реестра воинского учета продолжаются, то ставить и снимать граждан с воинского учета будут в прежнем порядке ((п. 16.1, 16.2 положения № 719, п. 4 постановления Правительства от 25.07.2023 № 1211).
  2. Новая форма уведомлений о приеме и увольнении. В нем необходимо указывать серию и номер паспорта, СНИЛС и полную дату рождение (код ВУС указывать уже не требуется). Скачать новый шаблон 2023 года уведомления о приеме или увольнении сотрудника, подлежащего воинскому учету
  3. Новый срок подачи уведомление о приеме и увольнении. Необходимо уведомлять военкомат в течение 5 дней со дня приема или увольнения.
  4. Уведомление об исправлениях (изменениях) и нарушениях в документах воинского учета. Необходимо уведомлять военкоматы в течении 5 дней о всех исправлениях, неточностях и нарушениях в документах воинского учета.  Скачать новый шаблон 2023 года уведомления об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете.
  5. Уведомление о неисполнениях работником обязанностей по воинскому учету. Необходимо уведомить военкомат в течении 5 дней о неисполнении сотрудником обязанностей по воинскому учету и мобилизации.
  6. Фиксация факта отказа работник в получении повестки. В случае отказа сотрудника от повестки, необходимо поставить в ней отметку о данном отказе с указанием даты отказа, должности, ФИО и подписи сотрудника, который вручал повестку. Также рекомендуется указать ФИО и подписи сотрудников, присутствующих при вручении повестки.
  7. Получение повесток в электронном виде. В настоящее время ведутся работы по организации Единого реестра воинского учета (плановый запуск к осеннему призыву на срочную военную службу). Крайний срок — 1 апреля 2024 года (Указ Президента от 25.11.2022 № 854).
  8. Отмена обязанности подачи списка граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста и граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году. Эти сведения военкомат должен будет собирать самостоятельно. При необходимости военкомат может до 15 сентября направить в организацию бумажный или электронный запрос сведений. После чего работодатель обязан до 1 ноября предоставить в военкомат список граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет (п. 34 положения № 719, подп. «б» п. 13, п. 15 постановления Правительства от 25.07.2023 № 1211).  Скачать шаблон списка работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, в алфавитном порядке.

СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ ДЛЯ КАДРОВОГО УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВОИНСКОГО УЧЕТА


К указанным выше изменения необходимо готовиться к новым штрафам за нарушение воинского учета, которые существенно повышаются с 01 октября 2023 года.

Штраф могут выписать в 3-х летний срок со дня нарушения.

Таблица штрафов для работодателей за нарушения в воинском учете.

Описание нарушения работодателя

Статья

КоАП

Сумма штрафа

для должностного лица

Сумма штрафа

для организации

Работодатель не уведомил сотрудника о том, что ему пришла повестка, в том числе электронная, и не отпустил работника вовремя в военкомат

 

21.2

От 40 тыс. до 50 тыс. руб.

От 350 тыс. до 400 тыс. руб.

Работодатель вовремя не уведомил сотрудника о том, что ему пришла повестка в военкомат на мобилизацию, и не обеспечил его своевременную явку на сборные пункты и в воинские части либо не оказал военкоматам содействие в организации оповещения и явки

19.38

От 60 тыс. до 80 тыс. руб.

От 400 тыс. до 500 тыс. руб.

Работодатель не предоставил в установленный срок в военкомат списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет

21.1

От 40 тыс. до 50 тыс. руб.

От 350 тыс. до 400 тыс. руб.

Работодатель не сообщил в военкомат или сообщил несвоевременно сведения, необходимые для ведения воинского учета. То есть всю информацию, которую работодатель должен передавать в военкомат, в том числе о приеме и увольнении военнообязанного

21.4

От 40 тыс. до 50 тыс. руб.

Отдельной ответственности нет

Работодатель не исполнил обязанность по организации или обеспечению поставки техники на сборные пункты или в воинские части в соответствии с планами мобилизации

19.38

От 60 тыс. до 80 тыс. руб.

От 400 тыс. до 500 тыс. руб.

Работодатель не исполнил военно-транспортные мобилизационные обязанности

19.25

От 40 тыс. до 50 тыс. руб.`

От 350 тыс. до 400 тыс. руб.

Таблица штрафов для сотрудников за нарушения в воинском учете

Описание нарушения работником

Статья

КоАП

Сумма штрафа

для сотрудника

Работник не явился по повестке в военкомат без уважительной причины

 

Часть 1 статьи 21.5

от 10 тыс. до 30 тыс. руб.

Работник не сообщил в военкомат актуальные сведения о себе. То есть об изменении семейного положения, образования, места работы, учебы или должности, о переезде на новое место пребывания

 

Часть 2 статьи 21.5

от 1 тыс. до 5 тыс. руб.

Работник не сообщил в военкомат о выезде из России на срок более шести месяцев или въезде в Россию или не явился в военкомат в установленный законом срок в случае наступления указанных событий

 

Часть 3 статьи 21.5

от 5 тыс. до 15 тыс. руб.

Работник, который подлежит призыву на службу, во время призыва уехал на срок больше трех месяцев, не предупредив военкомат

 

Часть 4 статьи 21.5

от 10 тыс. до 20 тыс. руб.

Работник уклоняется от медобследования

 

Статья 21.6

от 15 тыс. до 25 тыс. руб.

Работник умышленно испортил или уничтожил документы воинского учета

 

Статья 21.7

от 3 тыс. до 5 тыс. руб.

Работник не исполнил военно-транспортные обязанности

Статья 19.25

от 15 тыс. до 25 тыс. руб.

СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ ДЛЯ КАДРОВОГО УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВОИНСКОГО УЧЕТА



Изменения предельного возраста пребывания граждан в запасе и увеличение призывного возраста

К предстоящим ключевым изменениям воинского учета также стоит отнести новые сроки предельного возраста для воинского учета. Новый порядок вступит в силу с 01 января 2023 года (переходный период до 01.01.2028).

 

Предельный возраст зависит от звания: у рядовых он меньше, у старших офицеров — больше. В законе упоминаются все категории, но фактически максимальный возраст запаса меняется только у солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов. Данные категории будут пребывать в запасе не до 50 лет, а до 55. Кроме того, для этих же категорий меняется возраст «разрядов» — грубо говоря, очередности призыва в случае мобилизации. Предельный возраст первого разряда повышается с 35 до 40 лет, ко второму разряду — с 45 до 50 лет, к третьему — с 50 до 55 лет. У всех остальных категорий военнообязанных ничего не меняется.

После достижения предельного возраста запасника переводят в отставку и снимают с воинского учета. Могут снять с учета и раньше — если человек будет признан не годным к военной службе по состоянию здоровья.


Два вида воинского учета

Существует два вида воинского учета:

  • Общий воинский учет.
  • Специальный воинский учет. В данном случае на учет ставятся сотрудники:
    • Сотрудники органов уголовно-исполнительной системы.
    • Сотрудников МВД, Росгвардии, Государственной противопожарной службы
    • Сотрудников ФССП на должностях рядового и начальствующего состава
    • Сотрудников органов уголовно-исполнительной системы
    • Забронированных на период мобилизации и в военное время

Рекомендации по проверке документов при приеме сотрудника на работу

Ниже представлен список документов, на которые стоит обратить особое внимание при оформлении нового сотрудника. Перечисленные документы имеют непосредственное отношение к воинскому учету.

Паспорт

Проверьте 13 страницу со штампом «военнообязанный». Данный штамп вносится военкоматом или органами МВД.

Удостоверение гражданина, поступающего на военную службу

Данный документ выдается военкоматом при достижении 17 лет. Удостоверение получают мужчины, а также женщины с военно-учетной специальностью. Документ содержит фото, персональные сведения  и отметку о постановке на воинский учет (2 и 3 страницы).

Военный билет

Данный документ не должен содержать исправления. Сведения в нем должны быть занесены ручкой черного цвета. Первая страница содержит фото (но есть некоторые варианты советского образца без фотографии). Особое внимание необходимо уделить странице со штампом о месте учета. Возможна ситуация, когда есть отметка о снятии с учета, но нет отметки о постановки на учет по новому адресу. Отсутствие информации о постановке на учет не влияет на прием сотрудника, но в таком случае со стороны работодателя необходимо в 3-х дневный срок уведомить военкомат о данном сотруднике.

Персональная электронная карта

Данная электронная карта оформляется военкоматом по форме № 1/К из приложения 2 к Инструкции № 700. В ней указывают положение военнослужащего и его отношение к воинской обязанности.

Временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Данный документ могут выдать на время оформления военного билета.

Справка взамен военного билета

Данную справку получают граждане, пребывающие в запасе, но не прошедшие военную службу по призыву без законных оснований.

СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ ДЛЯ КАДРОВОГО УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВОИНСКОГО УЧЕТА


Тринадцать документов (уведомлений, сведений и отчетов) по воинскому учету для подачи в военкомат

 

Документ воинского учета

Унифицированная форма

Срок подачи

Ссылка для скачивания шаблона

План работы организации по ведению воинского учета и бронированию работников (граждан в запасе) Приложение № 17
к Методическим рекомендациям (п. 37)
Раз в год по согласованию с военкоматом

Скачать

СВЕДЕНИЯ о гражданине, подлежащем воинскому учету, при принятии (поступлении) его на работу (в образовательную организацию) или увольнении (отчислении) его с работы (из образовательной организации) Приложение № 2

к Положению

о воинском учете

В течение 5 дней с момента приема или увольнения

Скачать

СВЕДЕНИЯ о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете Приложение 10

к Методическим рекомендациям (п. 29)

В течение 3 дней со дня выявления сотрудника. В течении 2 недель с момента получения запроса от военкомата

Скачать

СВЕДЕНИЯ об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете Приложение № 2

к Порядку (п. 2)

В течении 5 дней с момента изменений

Скачать

Список работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, в алфавитном порядке Приложение № 6

к положению о воинском учете

До 1 ноября по запросу военкомата

Скачать

Анкета на сотрудника для первоначальной постановки на воинский учет Приложение № 7

к положению о воинском учете

До 1 ноября по запросу военкомата

Скачать

Список сотрудников для сверки учетных сведений о воинском учете Приложение № 23

к Инструкции (п. 36)

Один  раз в год по согласованию с военкоматом

Скачать

Карточка учета организации

Форма № 18

Перед новым годом по согласованию с военкоматом

Скачать

Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе Форма № 6 Перед новым годом по согласованию с военкоматом

Скачать

Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, пребывающих в запасе, на период мобилизации и на военное время Форма 19 Перед новым годом по согласованию с военкоматом

Скачать

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документ воинского учета

Унифицированная форма

Срок подачи

Ссылка для скачивания шаблона

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту

 

Форма № 10 Заполняется при приеме на работу нового сотрудника

Скачать

Приказ об организации воинского учета, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе Приложение № 4

к Методическим рекомендациям (п.22)

Скачать

Должностная инструкция сотрудника, ответственного за ведение воинского учета

Скачать

 

 

 

Скачать программу для отдела кадров и воинского учета

Эксперт по отделу кадров и охране трудаГлавные изменения воинского учета в 2023-24 годах
read more

Проверка трудовой инспекции: к чему готовиться

Есть вопросы по программе для кадров и воинского учета ?

Главный орган, контролирующий исполнение норм Трудового кодекса и охраны труда — федеральная инспекция труда (ст. 354 ТК РФ). На уровне регионов надзор за соблюдением норм ТК РФ и других нормативных актов компаниями и ИП осуществляют государственные инспекции труда (ГИТ). Виды проверок, порядок их проведения, основания для проверок зафиксированы в ст. 360 ТК РФ, Постановлении Правительства РФ от 01.09.2012 № 875, Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ и в других нормативных правовых актах, касающихся трудового права. Полномочия проверяющих инспекторов закреплены в ст. 357 ТК РФ. На данный момент времени действует семилетний мораторий на плановые проверки организаций. Но это не относится к внеплановым проверкам государственной инспекции труда (ГИТ).


Классификация проверок ГИТ

Существуют три типа проверок трудовой инспекции:

  • Плановые проверки.
  • Внеплановые проверки.
  • Профилактические визиты (с 2021 года). Данное мероприятие включает беседу с работодателем без штрафов и предписаний.

Способ проведения проверки может быть следующим:

  • Выездные. В данном случае инспектор присутствует лично и вправе запросить оригиналы документов за прошлые периоды.
  • Документарная проверка. В данном случае удаленно запрашиваются заверенные копии (сканы) документов. Работодатель обязан в течение 10 рабочих дней (ч. 4 и 5 ст. 11 ФЗ-294) предоставить необходимые копии документов.

Сводный план проверок представлен на сайте Роструда (федеральная служба по труду и занятости) в соответствующем разделе. Также информация о плановых проверках может размещаться на сайте Генпрокураторы. На данный момент времени действует семилетний мораторий на плановые проверки организаций. В соответствии с постановлением Правительства от 10.03.2023 № 372, мораторий на плановые проверки ГИТ для юридических лиц и ИП не проводятся до 2030 года. Но это не относится к внеплановым проверкам государственной инспекции труда (ГИТ). Также мораторий на плановые проверки не действует для следующих организаций:

  • опасное производствам II класса опасности;
  • гидротехнические сооружения II класса;
  • объекты контроля в категориях чрезвычайно высокого и высокого риска (постановление Правительства РФ от 01.10.2022 № 1743).

Периодичность проведения проверок зависит от принадлежности организации к категории риска:

  • Высокая категория риска.  Один раз в 2 года.
  • Значительный категория риска.  Один раз в 3 года.
  • Средняя категория риска.   Один раз в 5 лет.
  • Умеренная категория риска.  Один раз в 6 лет.
  • Низкая категория риска.  Проверка не проводится.

Информация об организациях с категориями риска отражается на сайте Роструда.

В любом случае, работодателю необходимо помнить, что трудовая инспекция обязана провести внеплановую проверку на основании следующего списка причин:

  • Наличие угрозы жизни и тяжкого вреда здоровью граждан.
  • Подтвержденный факт причинения такого вреда.
  • Истечение срока исполнения предписания, вынесенного ранее о принятии мер к устранению нарушений, угрожающих жизни и здоровью граждан.
  • Обращение работников о невыплате или неполной выплате зарплаты дольше месяца.

Как показывает практика, большинство внеплановых проверок ГИТ проводится из-за жалобы сотрудников и по причине несчастных случаев.


Чтобы визит инспекции труда в организацию не вызвал существенных проблем, рекомендуется периодически проводить внутренний аудит по следующим документам и мероприятиям:

  • Кадровый учет.
  • Охрана труда.
  • Иностранные работники.
  • Организация медосмотров.
  • Проведение специальной оценки условий труда (СОУТ).

Необходимо проверить наличие и корректность оформления всех документов в соответствии с законодательством.

Большим преимуществом для работодателя будет применение специальной программы для формирования кадровых приказов и документов по охране труда. В любой момент пользователь программы сможет за пару кликов сформировать нужный документ за прошлые даты и вывести его на печать. Таким образом исключается потеря оригиналов документов за любой период, так как перед проверкой ГИТ будет возможность заранее приготовить оригиналы кадровых приказов и прочих документов по охране труда. Скачать бесплатную версию программы для отдела кадров и воинского учета.

При проведении данного аудита особое внимание необходимо уделить документу «Перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией (дифференциацией) по степени риска». Данный документ публикует Роструд.  Скачать перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией.

Если ожидается плановая проверка, то работодатель заранее получит примерный список вопросов от ГИТ. Ознакомиться с различными вариантами проверочных листов Вы можете заранее в соответствующем документе Роструда (скачать ПРИКАЗ от 1 февраля 2022 г. N 20 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ ПРОВЕРОЧНЫХ ЛИСТОВ (СПИСКОВ КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ) ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ (НАДЗОРА) ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ТРУДОВОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА).


Ниже представлен основной список того, что инспектор ГИТ проверит в приоритетном порядке:

  • наличие и порядок заполнения трудовых договоров;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • трудовые книжки и книгу их учета;
  • приказы по личному составу (прием, перевод и т. д.);
  • правомерность работы в выходные дни и сверхурочно;
  • порядок и своевременность предоставления отпусков;
  • порядок и сроки выдачи зарплаты;
  • соблюдение правил охраны труда;
  • наличие положения о персональных данных;
  • порядок оформления на работу и условия труда для иностранцев, инвалидов, несовершеннолетних граждан и т.п.

 


Нарушение трудового законодательства: штрафы и ответственность

Нарушение трудового законодательства грозит работодателю штрафами, в некоторых случаях возможен запрет на осуществление предпринимательской деятельности. К наиболее распространенным нарушениям работодателей относятся:

  • Отсутствие обязательных документов. Есть ряд документов, которые обязательно должны быть в компании (положение о персональных данных, штатное расписание, различные журналы учета документов и т.д.). Если инспектор не обнаружит нужного документа, он выпишет штраф;
  • Ошибки в кадровых документах (нет подписи работников в приказах и договорах, в трудовом договоре не прописаны обязательные условия и т. п.);
  • Сотрудники давно не были в отпусках, отсутствует график отпусков, ошибки в расчете отпускных;
  • Зарплата работников ниже МРОТ (ст. 133 ТК РФ);
  • Зарплата выдается один раз в месяц (ст. 136 ТК РФ);
  • Незаконное увольнение работников;
  • Вместо трудового договора заключен договор ГПХ (ст. 15 ТК РФ);
  • Не проведена специальная оценка условий труда(СОУТ);
  • Нарушены права сотрудников в декрете.

Ниже представлена таблица штрафов за наиболее распространенных нарушения.

Что нарушили Размер штрафа Повторное наказание Статья
Отсутствие трудового договора или его неправильное составление ИП — штраф от 5000 до 10 000 ? Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ? Компании — штраф от 50 000 до 100 000 ? ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? Должностные лица — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ?
ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ
Задержка заработной платы, неполные выплаты или выплаты меньше МРОТ ИП — штраф от 1000 до 5000 ? Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ? Компании — штраф от 30 000 до 50 000 ? ИП — штраф от 10 000 до 30 000 ? Должностные лица — штраф от 20 000 до 30 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
Компании — штраф от 50 000 до 100 000 ?
ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ
Другие нарушения трудового законодательства ИП — штраф от 1000 до 5000 ? Должностные лица — штраф от 1000 до 5000 ? Компании — штраф от 30 000 до 50 000 ? ИП — штраф от 10 000 до 20 000 ? Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
Компании — штраф от 50 000 до 70 000 ?
ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ
Нарушение требований к условиям труда ИП — штраф от 5000 до 10 000 ? Должностные лица — штраф от 5000 до 10 000 ? Компании — штраф от 60 000 до 80 000 ? ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток
ч. 1 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Допуск сотрудника к работе без инструктажа по технике безопасности, а также без обязательных медицинских осмотров ИП — штраф от 15 000 до 25 000 ? Должностные лица — штраф от 15 000 до 25 000 ? Компании — штраф от 110 000 до 130 000 ? ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток
ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Отсутствуют необходимые работникам средства индивидуальной защиты ИП — штраф от 20 000 до 30 000 ? Должностные лица — штраф от 20 000 до 30 000 ? Компании — штраф от 130 000 до 150 000 ? ИП — штраф от 30 000 до 40 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ? или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
Компании — штраф от 100 000 до 200 000 ? или приостановление деятельности на срок до 90 суток
ч. 4 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ

Вне зависимости от того, попала организация в план проверок или нет, рекомендуется ответственно подходить к работе с кадровыми документами и охране труда.  Ключевым преимуществом для любой организации будет применение специальной программы для формирования кадровых приказов и документов по охране труда. В любой момент пользователь программы сможет за несколько секунд сформировать необходимый документ за прошлые периоды и вывести его на печать. Таким образом исключается потеря оригиналов документов за любой период, так как перед проверкой ГИТ будет возможность заранее приготовить оригиналы кадровых приказов и прочих документов по охране труда. Скачать бесплатную версию программы для отдела кадров и воинского учета.

Скачать программу для отдела кадров и воинского учета

Эксперт по отделу кадров и охране трудаПроверка трудовой инспекции: к чему готовиться
read more

Безопасное хранение персональных данных

Есть вопросы по программе для кадров и воинского учета ?

На практике, множество организаций продолжают хранить в открытых файлах Excel и Word различную информацию и сведения, такую как:

  • Персональные данные собственных сотрудников и анкеты кандидатов. подробнее
  • Персональные данные работников партнеров (поставщиков и покупателей). Данная информация попадает через обмен реквизитами, паспортными данными руководителей в процессе согласования договоров или работы с прочими документами.
  • Договоры и первичные документы с финансовой информацией.
  • Финансовые отчеты.
  • Кадровые документы и отчеты.
  • Документы и корреспонденцию с персональными данными.

Если сотрудники хранят перечисленную выше информацию в открытом виде, то важно, чтобы эти данные не попали в открытый доступ для злоумышленников.Чтобы минимизировать потери важной информации и исключить посторонний доступ к персональным данным, необходимо ответить на вопрос – как в организации обеспечивается информационная безопасность, хотя бы на минимальном базовом уровне.

Утечка информация – серьезная проблема и реальная угроза для большинства предприятий, представляющих различные отрасли. Данные могут быть утеряны по причине злого умысла третьих лиц, по неосторожности сотрудников. При умышленной организации наносится серьезный ущерб. В условиях конкуренции такой прием используют многие сторонние организации, чтобы получить преимущество над конкурентами, пусть и таким незаконным способом.

Информационная безопасность, или ИБ, — это комплекс мер, предпринимаемых для защиты от утечки или взлома программ, компьютерных систем и данных. Средства информационной безопасности защищают данные от утечки, программы, системы и сети — от взлома, несанкционированного доступа, порчи файлов или других видов атак.  За утечку конфиденциальных данных пользователей предусмотрена ответственность по закону. Так что меры по безопасности — это еще и способ избежать проблем с законодательством и потери доверия клиентов.

Четыре базовых меры организации информационной безопасности:

  1. Установка антивирусов на рабочие компьютеры.
  2. Установка паролей для входа на рабочие компьютеры
  3. Применение специального программного обеспечения для работы и хранения информации по сотрудникам, договорам, документам и клиентам. Например, можно не отказываться от работы с файлами Word и Excel, но хранить их не в открытом доступе во множестве папок, а хранить эти файлы внутри специальных программ. Доступ к данным программам осуществляется по логинам и паролям, которые известны пользователям данной программы.
  4. Если на данный момент в Вашей организации не существует регламентов и правил по информационной безопасности, но применяете отдельное программное обеспечение, в котором хранится финансовая информация и персональные данные, то проверьте, каким образом программа хранит эти сведения в своей базе данных:
    1. Удаленно на сторонних серверах (например, облачные веб-сервисы).
    2. Или все данные хранятся в рамках Вашей инфраструктуры (локальная сеть, сервер, рабочие компьютеры). Данный вариант более предпочтителен. Контролировать собственные компьютеры, серверы и свою локальную сеть проще на базовом уровне информационной безопасности.

В зависимости от формата и способа хранения персональных данных различают правила:

  1. Для бумажных документов с персональными данными: хранение в сейфах или металлических несгораемых шкафах. Для доступа к документам устанавливается определенный список сотрудников. Данные сотрудники должны подписать письменное обязательство о неразглашении персональных данных.
  2. Для электронных документов: необходимо запретить доступ к ним сторонних лиц. Для этого нужно решить вопросы информационной безопасности и резервного копирования баз данных сотрудников. Хранить электронные копии личных документов сотрудников в открытых файлах закон также не позволяет. Если Роскомнадзор при проверке обнаружит сканы, например, паспортов, дипломов и военных билетов, компанию оштрафуют так же, как если бы вы хранили эти копии на бумаге.

Подробнее об информационной безопасности

Как было сказано выше, информационная безопасность – это набор мер, осуществляемых для исключения несанкционированного доступа, использования или уничтожения информации, представленной в электронном или любом другом виде. Например, сохраняемой на бумажных носителях, передаваемой в ходе телефонных переговоров или по е-мейл переписке.

Объектом защиты информационной безопасности могут быть любые данные, от секретных разработок до важной переписки в смартфоне с упоминанием финансовой информации.

Прежде всего, нужно защищать критическую инфраструктуру, то, без чего невозможна деятельность организации, компании, государства. Это, конечно же, компьютеры, серверы, локальные сети средства телекоммуникации, через которые обычно и происходит утечка данных.

Информацию можно получить не только из телефона и компьютера, но и путем старой доброй «прослушки», поэтому серьезные организации разрабатывают комплексную систему обеспечения информационной безопасности, включающую в себя защиту зданий и сооружений, занимаемых организацией, от постороннего проникновения и «прослушки».

Существуют следующие категории объектов защиты:

  • Информация (цифровые и аналоговые сигналы, электронные данные).
  • Ресурсные объекты (системы программно-аппаратного обеспечения).
  • Физические объекты (постройки, оборудование, территории, коммуникации, прочее).
  • Пользовательские объекты, субъекты и владельцы информации.

Основные виды конфиденциальной информации

Персональные данные. Сведения о физическом лице: ФИО, паспортные данные, номер телефона, физиологические особенности, семейное положение и другие данные. 152-ФЗ — закон, который обязывает охранять эту информацию. Сотрудник, работающий с персональными данными, несет ответственность за их защиту и не должен передавать данные третьим лицам. Информация о клиентах и сотрудниках относится как раз к персональным данным.

Коммерческая тайна.  Этовнутренняя информация о работе компании: технологиях, методах управления, клиентской базе. Если эти данные станут известны посторонним, компания может потерять прибыль.

Организация сама решает, что отнести к коммерческой тайне, а что можно публиковать в отрытом виде. При этом не вся сведения могут быть коммерческой тайной — например, нельзя закрыть доступ к ФИО учредителей юридического лица, условия труда или факты нарушения законов. Вопросы коммерческой тайне регулирует закон 98-ФЗ.

Профессиональная тайна. К данной информации относятся врачебная, нотариальная, адвокатская и другие виды тайны, относящиеся к профессиональной деятельности. Профессиональную тайну регулируют несколько специальных законов.

Служебная тайна. Сведения, которые известны специальным службам и ведомствам, например, налоговой или ЗАГС. Такие данные обычно хранят государственные органы, они отвечают за их безопасность и предоставляют только по официальному запросу.

Государственная тайна. Сюда относят военные сведения, данные разведки, информацию о состоянии экономики, науки и техники государства, его внешней политики. Эти данные самые конфиденциальные — к безопасности информационных систем, в которых хранится такая информация, предъявляют самые строгие требования.

Если ваша компания хранит персональные данные, коммерческую или профессиональную тайну, то эти данные нужно защищать особым образом. Для этого необходимо ограничить доступ к ней посторонним лицам — установить уровни доступа и пароли, применять специальное программное обеспечение.


В итоге необходимо помнить, когда дело касается безопасности электронных (цифровых) данных (к которым относятся также файлы Word и Excel), то в данном случае к техническим средствам реализации относятся компьютеры, сервер и программное обеспечение. Информационная безопасность организации подразумевает хранение данных на собственном или арендованном и защищенном от постороннего проникновения сервере, использование для обмена данными защищенного соединения и все, о чем мы говорили выше.

Скачать программу для отдела кадров и воинского учета

 

Эксперт по отделу кадров и охране трудаБезопасное хранение персональных данных
read more

Материальная ответственность: основные сведения

Есть вопросы по программе для кадров и охраны труда ?

Оформление трудовых отношений с сотрудниками является ключевой задачей кадровиков и бухгалтеров в любой организации. Особое значение имеет сохранность имущества работодателя: офисные и производственные помещения, инструменты и оборудование, продукция и материалы и т.п. Работодателю необходима защита своего имущества. Одним из методов  обеспечения сохранности имущества является заключение договоров о материальной ответственности (ДМО).

ДМО преследует две цели:

  • формирование добросовестного отношения работников к имуществу организации;
  • регулирование возмещения ущерба, если в этом повинен сотрудник.

Для самого работника ДМО не несет преимуществ. Для работодателя данный договор будет гарантией возмещения убытков, причиненных сотрудником.  Но в любом случае, работодатель также несет ответственность перед сотрудником. Трудовым законодательством предусмотрена материальная ответственность как работника перед работодателем, так и работодателя перед работником (ст. 232 ТК РФ).  Таким образом, материальная ответственность – это двухсторонняя ответственность и обязанность сторон трудовых отношений, в случае причинения ущерба одной из сторон.

Наличие договоров материальной ответственности особенно актуально в последнее время, так как многие сотрудники переводятся на дистанционную работу: они берут технику из офиса и в дальнейшем не возвращают ее даже при увольнении. Никуда не делись и старые проблемы, например кража товаров в магазинах, складах и утрата прочих материальных ценностей. В дополнение к вышесказанному, компании чаще стали сталкиваться со штрафами, причиной которых являются действия сотрудников, например, отсутствие масок, нарушение правил дорожного движения, все это может приводить к ущербу для работодателя.


 

ОСОБЕННОСТИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

Необходимо отметить, что порядок компенсации ущерба со стороны работника, регулируется Трудовым кодексом РФ, а не гражданским:

  • В ТК РФ этот вопрос урегулирован детальнее, чем в гражданском. В ТК указаны варианты, порядок и сроки привлечения к материальной ответственности. Если не соблюдать данные требования, то работодателю будет сложно взыскать с сотрудника денежную компенсацию за ущерб.
  • Основным законодательным актом, определяющим обязанность работника по возмещению причиненного работодателю ущерба, является гл. 39 «Материальная ответственность работника»  (ТК РФ).
  • ТК РФ также определяет пределы и порядок взыскания ущерба, а также право работодателя отказаться от взыскания ущерба. Применение положений ТК РФ позволит работодателю корректно определять случаи применения материальной ответственности по отношению к сотруднику.

 

МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТОДАТЕЛЯ

Работодатель также несет ответственность перед сотрудником. Трудовым законодательством предусмотрена материальная ответственность как работника перед работодателем, так и работодателя перед работником (ст. 232 ТК РФ).

Материальная ответственность работодателя выражается в его обязанности, как  стороны трудового договора, возместить работнику ущерб за проступки, выразившийся в нарушении норм трудового процесса. Материальная ответственность работодателя перед работником установлена гл. 38 ТК РФ.

Ниже перечислен список, за что работодатель может нести ответственность:

  • Материальная ответственность за незаконное лишение работника возможности трудиться.
  • Материальная ответственность за задержку зарплаты и иных выплат, которые причитаются работнику.
  • Материальная ответственность за ущерб, причиненный имуществу работника.
  • Материальная ответственность за причинение морального вреда работнику.

Если работодатель незаконно лишил работника возможности трудиться, то он должен возместить не полученный этим работником заработок (ст. 234 ТК РФ).

К случаям незаконного лишения работника возможности трудиться можно отнести, например, случаи: незаконное отстранения от работы; незаконное увольнение; задержка выдачи работнику при увольнении его трудовой книжки.


МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА

Материальную ответственность несут все сотрудники, но в разном размере. Для определения уровня ответственности, всех сотрудников условно разделяют на два типа:

  • работники с полной материальной ответственностью (является исключением и распространяется на сотрудников, которые непосредственно используют денежные и товарные ценности);
  • работники с ограниченной материальной ответственностью.

Ниже приведена таблица с подобным условным распределением категорий сотрудников.

При полной материальной ответственности ущерб возмещается без ограничений. Но в данном случае необходимо руководствоваться ст. 243 ТК РФ:

  • когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
  • недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
  • умышленного причинения ущерба;
  • причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
  • причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
  • причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
  • разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
  • причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Другими словами, до­го­во­р о полной материальной ответственности можно заключать при од­но­вре­мен­ном со­блю­де­нии сле­ду­ю­щих усло­вий (ст. 244 ТК РФ):

  • ра­бот­ник яв­ля­ет­ся со­вер­шен­но­лет­ним;
  • ра­бот­ник непо­сред­ствен­но об­слу­жи­ва­ет или ис­поль­зу­ет де­неж­ные/то­вар­ные цен­но­сти или иное иму­ще­ство;
  • про­фес­сия ра­бот­ни­ка или вид вы­пол­ня­е­мой им ра­бо­ты со­дер­жат­ся в спе­ци­аль­ных пе­реч­нях (утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Мин­тр­у­да РФ от 31.12.2002 N 85). На­при­мер, до­го­вор о пол­ной ма­те­ри­аль­ной от­вет­ствен­но­сти можно за­клю­чить с кас­си­ром, про­дав­цом.

В дополнение к вышеуказанной классификации материальной ответственности, существует также разделение на два вида (ч. 1 ст. 244 ТК РФ):

  • Индивидуальная материальная ответственность означает, что за прямой действительный ущерб работодателю работник будет отвечать лично, своими деньгами.
  • Коллективная материальная ответственность (ст. 245 ТК РФ). Работодатель может заключить договор о коллективной материальной ответственности сразу с несколькими работниками, которые занимают должности из списка должностей, для которых это разрешено. Тогда за нанесенный ущерб будет отвечать не конкретный человек, а понемногу каждый член коллектива.

 

Скачать программу для отдела кадров и охраны труда

Эксперт по отделу кадров и охране трудаМатериальная ответственность: основные сведения
read more

«График работы» и «табель»: основные отличия

Есть вопросы по программе для кадров для охранных организаций ?

Планирование и контроль рабочего времени персонала относится к одной из ключевых задач работодателя.

От фактического отработанного времени сотрудников зависят затраты по заработной плате.
Также учет рабочего времени позволяет оценить производительность труда организации.

Учет рабочего времени регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации.
В данный учет включены часы, в которые работники выполняют обязанности, предписанные должностными инструкциями и трудовыми договорами, а также внутренними локально-нормативными актами организации. Сверхурочная занятость также учитывается и оплачивается отдельно.  ТК РФ регулируют и продолжительность работы. По текущим нормативам она равняется 40 часам в неделю (Статья 91 ТК РФ).

Другими словами, учет времени сотрудника — это правило подсчета рабочих часов. Фактически отработанное время заносится в табель. Ведение табеля (формы Т-12 им Т-13) также регулируется законодательством как обязательное для всех организаций, независимо от вида деятельности и количества сотрудников.

В кадровом делопроизводстве выделяются  два понятия для учета рабочего времени:

  • график работы (планируемый режим);
  • график учета (табель) фактического рабочего времени за месяц или прочий отчетный период.

 

ВИДЫ ГРАФИКОВ РАБОТЫ

Планируемый график работы определяет режим рабочего времени сотрудников по следующим критериям:

  • Длительность трудовой недели. Например, пятидневная рабочая неделя (5 будних дней и 2 выходных). Также может быть шестидневка (6 рабочих дней и 1 выходной). На практике также применяются гибкие (сменные) расписания.
  • Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
  • Начало и окончание исполнения сотрудником служебных обязанностей.
  • Продолжительность и график перерывов.
  • Количество смен (например в производстве).
  • Выделение персонала с ненормированным режимом работы.

 

График работы необходимо формировать в каждой организации.  Если в организации принят единый режим рабочего времени (40-часовая пятидневная рабочая неделя), то можно не утверждать отдельные документы по графику работы.  Но для указанных ниже ситуаций, обязателен документированный учет графика работы:

  • ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
  • работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
  • сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
  • суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
  • разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

 

График работы прописывается в рамках трудового договора или должностной инструкции.
Выделяют следующие режимы рабочего времени:

  • Нормированный. Пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Если сотрудник с таким графиком отработает сверхурочно, то дополнительное время необходимо оплатить. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
  • Ненормированный. Применяется для сотрудников, которые могут работать в нестандартное рабочее время. Например, если работа предполагает задержки на рабочем месте, командировки или выходы в выходные дни. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не учитываются для оплаты. Но сотрудник получает 3-10 дней дополнительного оплачиваемого отпуска ежегодно к установленным законом 28 календарным дням.
  • Гибкий график. Не существует официальных терминов «гибкий» или «свободный» график работы. В таком случае в трудовом договоре указывают определенное количество рабочих часов в неделю. На практике также встречаются трудовые договоры, где регламентируют время, в течение которого можно контактировать с сотрудником по телефону или мессенджеру. Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания рабочего периода. Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям.
  • Сменный график. При таком варианте в трудовом договоре прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Составляется расписание смен до начала месяца. Ночные часы (с 22:00 до 6:00) учитываются в табеле отдельно для оплаты в двойном размере. Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
  • Суммированный учет. Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год. Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки.
  • Разделение дня на части. Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, в госучреждениях.

ВИДЫ УЧЕТА ФАКТИЧЕСКОГО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ (ТАБЕЛИ)

Каждая организация использует собственный вид учета рабочего времени исходя из особенностей своей деятельности. Для описанных выше графиков работы применяют следующие виды учета фактически отработанного времени:

  • Поденный (каждодневная фиксация отработанных часов). Сочетается с нормированным графиком. В табеле фиксируется количество часов, отработанное сотрудник за день.
  • Понедельный (итоговое количество рабочих часов фиксируется в конце недели). Применятся для учета фактически отработанного времени в случаях с различной длительностью пребывания сотрудника на работе в разные дни.

Понедельный учет рабочего времени (как и поденный) применяются исходя из того, что в рабочей неделе 40 часов, но распределяться по дням они  могут по-разному. Необходимо подсчитать общее отработанное время в неделю. Если итог 40 часов недельной работы, то оплата по фиксированной ставке. Сверхурочные оплачиваются отдельно.

  • Суммированный (учитывается рабочее время за определенный период).На практике встречаются следующие периоды учета:
    • месяц;
    • квартал;
    • год.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода. При суммированном учете времени работников с вредными условиями труда нельзя применять учетный период более трёх месяцев.  Общее количество отработанных часов фиксируется ежедневно, но общий итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

На табель рабочего времени влияет  т.н. производственный календарь, составляемый ежегодно. Данный календарь учитывается государственные и профессиональные праздников, выходные и  укороченных предпраздничных дней. Также в табеле учитываются командировки, отпуска, больничные и прочие причины отсутствия сотрудников на работе.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата и прочие доплаты. В настоящее время (с 01.01.2013) не обязательно использование строгой унифицированной формы табеля. Можно применять свой вариант шаблона табеля, важно чтобы в нем содержались необходимые реквизиты для первичных документов (регулируется законом 402-ФЗ).

Существуют два унифицированных шаблона табелей: Т-12 и Т-13.  Главное отличие Т-12 от Т-13 в том, что первый документ предназначен для ручной фиксации рабочего времени сотрудников и в нем есть блок для расчета зарплаты.  Табель Т-13 можно заполнять в кадровых и бухгалтерских программах. Т-13 не содержит раздел расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

 


ИТОГ

График работы (график сменности) документ для времени сотрудника на будущие периоды (неделя, две недели, месяц). График работы не учитывает возможных фактических отклонений по времени работы от планового времени.  Данный документ не сдается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Табель фиксирует фактическое рабочее время за период (неделя, две недели, месяц) с учетом ежедневных рабочих часов. Табель учета рабочего времени сдается в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Рабочие часы в табеле, не обязательно должны совпадать с запланированным ранее графиком работы. Это не противоречит закону. Могут быть ситуации, когда сотрудники отсутствуют на работе из-за болезни, прогулов и т.п. И наоборот, они могут привлекаться к незапланированной сверхурочной работе или работе в выходные дни.

Учет рабочего времени регулируется ст. 91 Трудового кодекса РФ. Возможные режимы рабочего времени предусмотрены статьей 100 Трудового кодекса РФ.  Учет фактически отработанного времени ведется по каждому сотруднику. Для табелей применяются две формы:

  • учет рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

 

Скачать кадровую программу для охранной организации

 

Эксперт по отделу кадров и охране труда«График работы» и «табель»: основные отличия
read more

Должностные инструкции: краткий обзор

Есть вопросы по программе для кадров и охраны труда ?

Должностная инструкция – относится к важной составляющей трудовых отношений; это  документ, содержащий требования работодателя к обязательствам сотрудника в рамках должности, в соответствии с умениями, навыками и опытом работника.

Должностные инструкции можно отнести к локально нормативным актам, которые регулируют отношения между сотрудником и организацией. Формально, закон в явном виде не требует от  работодателя утверждать должностные инструкции как обязательные документы. Но ст.57   ТК РФ ссылается на включение в трудовой договор, как минимум пункта о      трудовой функции работника, которую определяет письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6.   Рекомендуется      знакомить кандидата со списком обязанностей и требований. Для этого желательно закрепить  должностные инструкции по каждой должности, в рамках штатного расписания. Стоит также   отметить ч.3 ст. 68 ТК, где говорится про «иные локальные акты, непосредственно связанных   с трудовой деятельностью работника», обязательных для ознакомления под роспись каждого   поступающего на работу. И нужно не забывать, что ряд ведомств издают собственные приказы, определяющие требования к должностным инструкциям. В целом, наличие должностной инструкции не является необходимым для кадрового документооборота, но может защитить вас от многих возможных проблем.

                                                    Преимущества наличия должностных инструкций

Чтобы оценить преимущества применения должностных инструкций с точки зрения управленческого подхода, то можно определить ряд ключевых преимуществ для работодателя:

  • Снижение рисков при составлении трудового договора. Одним из обязательных условий трудового договора является условие о трудовой функции (ст.57 Трудового кодекса РФ и Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
  • Привлечение работника к ответственности в случае невыполнения должностных обязанностей. В должностной инструкции довольно подробно указывается, что именно должен делать работник, занимая ту или иную должность.
  • Описание требований к работнику. По закону работодатель имеет право устанавливать требования к сотруднику занимающему (или претендующему) на должность.

Должностная инструкция — не обязательный документ, но его рекомендуется применять для задач управления персоналом.


Методика разработки должностных инструкций

Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность в штатном расписании без привязки к персоналии. Формированием документов в крупных организациях занимаются отдельные подразделения (например, управление персоналом), а в небольших – руководители или определенные сотрудники. Разработку должностных инструкций можно передать сторонней профильной организации.

Простота формирования должностных инструкций определяется тем, что по ним не существует централизованных нормативных акты или требований от профсоюзов. Не стоит забывать про периодические обновления должностных инструкций по причине постоянных изменений технологических условий труда. Изменение должностных инструкций регулирует ст.74 ТК РФ.

Шаблон должностной инструкции

Должностная инструкция может быть представлена тремя способами:

  1. Как отдельное приложение к трудовому договору.
  2. Как самостоятельный документ, на который ссылается трудовой договор.
  3. Трудовой договор может не содержать информации о должностной инструкции, ее можно ввести отдельным приказом либо распоряжением руководителя. После ознакомления с данным приказом работника, должностная инструкция становится обязательной.

Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора. В любом случае,  требовать от работника соблюдения должностной инструкции можно только после ознакомления сотрудника с инструкцией под подпись. Должны подписываться два экземпляра должностной инструкции, для работника и работодателя.

Должностная инструкция включает следующие разделы:

  • Общие положения

Данный раздел включает требования к образованию и стажу. Также можно установить квалификационные требования для кандидатов.

  • Должностные обязанности

В этом разделе указывается функционал работника, в зависимости от разряда работника, категории служащего, чина и т.п.

  • Права

Данный раздел описывает права работника, необходимы ему для выполнения должностных обязанностей.

  • Взаимоотношения

В данной разделе можно описать связи с другими должностями и подразделениями(отделами).

  • Ответственность и оценка работы

В этом разделе указываются ответственность работника за несоблюдение должностной инструкции и прочих локальных нормативных актов.

Скачать программу для отдела кадров и охраны труда

Эксперт по отделу кадров и охране трудаДолжностные инструкции: краткий обзор
read more

Где граница между кадровым учетом и охраной труда ?

Есть вопросы по программе для кадров и охраны труда ?

ОХРАНА ТРУДА И ТРУДОВОЙ КОДЕКС

Прежде чем разобраться в разграничении ответственности между отделом кадров и охраной труда, обратимся к статьям Трудового кодекса РФ:

  • согласно ст. 209 ТК РФ охрана труда – система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности.
  • согласно ст. 212 ТК РФ обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.
  • в соответствии со статьей 217, организация должна создавать службу охраны труда (далее СОТ) или вводить должность специалиста охраны труда, если численность работников превышает 50 человек. Если численность работников не превышает 50 человек, то решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда принимается руководителями с учетом специфики производственной деятельности.

При отсутствии у работодателя службы охраны труда или штатного специалиста по охране труда их функции может осуществлять работодатель — индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.

Основные задачи службы охраны труда – это обеспечение контроля за безопасностью на рабочих местах. Например, к данным задачам относится разработка инструкций, контроль за наличием средств индивидуальной защиты, участие в организации СОУТ, расследование произошедших несчастных случаев и аварий.


РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ МЕЖДУ КАДРОВИКАМИ И СЛУЖБОЙ ОХРАНЫ ТРУДА

Обязанности по охране труда в нормативных документах прописаны  схематично  – в законодательстве нет четкого ответа, кто именно должен отвечать за конкретный процесс. Есть лишь профстандарты.

На практике споры между кадровиками и специалистами по охране труда не редкость. Например, причиной разногласий могут быть вопросы: кто должен выписывать направления на медосмотры, знакомить сотрудников с результатами спецоценки, предоставлять нужные данные при расследовании несчастных случаев.

Не имеет значения, какую должность занимает работник по штатному расписанию. Достаточно наличие у сотрудника  соответствующей подготовки и опыта, и ему можно поручить работу по охране труда в организации.  Приказом Минтруда РФ от 04.08.2014 № 524н утвержден профессиональный стандарт специалиста по охране труда.

То есть кадровик или любой другой специалист может выполнять функции специалиста по охране труда при условии наличия высшего образования или прохождения переподготовки в этой области.


КАКИЕ РАБОЧИЕ ПРОЦЕССЫ МОГУТ БЫТЬ СПОРНЫМИ

Например, учет медосмотров и оценка условий труда (СОУТ) относится как к отделу кадров, так и к охране труда. Чтобы исключить споры и разногласия рекомендуется разделить данные рабочие процессы на уровне локально нормативных актов. В итоге, спорные зоны ответственности будут регулироваться регламентами, на которые могут ссылаться специалисты отдела кадров и охрана труда.

 


Рассмотрим пример распределения обязанностей при учете медосмотров

Трудовой кодекс РФ не регулирует, кто именно должен вести учет медицинских осмотров в организации. Данный вопрос решается руководством работодателя. На практике медосмотрами могут заниматься, раздельно или совместно, как сотрудники отдела кадров, так и специалисты охраны труда.

Ниже рассмотрим пример распределения зон ответственности при работе с медосмотрами, если в организации охрана труда ведется не кадровым специалистом .


Задачи специалиста, ответственного за охрану труда:

  • Участие в процессе заключения договора с медицинской организацией, в которой будут проходить обязательные медосмотры.
  • Составление списков работников, которые обязаны проходить обязательный медосмотр. Для получения персональных данных о сотрудниках, возможно придется обращаться в отдел кадров. В данном списке перечисляются профессии (должности) по штатному расписанию и вредные производственные факторы. Утвержденный список необходимо направлять в Роспотребнадзор.
  • Формирование поименного списка сотрудников для прохождения обязательного медосмотра. Данный список направляется в медорганизацию, с которой заключен договор о проведении медосмотров.
  • Согласование календарных планов проведения периодических медосмотров .
  • Учет заключений по результатам прохождения сотрудниками медосмотров.

Ключевые задачи кадровика при учете медосмотров

  • Оформление на работу кандидата или отказ в трудоустройстве по результатам предварительного медосмотра. Прием на работу оформляют, если на медосмотре у кандидата не обнаружили медицинских противопоказаний. С таким кандидатом заключают трудовой договор, издают приказ на работу, вносят запись в трудовую книжку, если сотрудник не отказался от бумажного бланка, заполняют личную карточку.
  • Если по результатам предварительного медосмотра выявляются противопоказания к работе, то кандидату отказывают в трудоустройстве. Если соискатель потребует письменный отказ, то в таком документе необходимо ссылаться на заключение по результату медосмотра.
  • Отстранение от работы сотрудника, который отказывается от медосмотра или не успел пройти его вовремя. Если сотрудник отказался пройти медосмотр, то период отстранения не оплачивают. Чтобы бухгалтерия правильно оплатила период отстранения, кадровик должен подготовить приказ об отстранении от работы. В нем указывают срок отстранения «до прохождения медосмотра» и порядок оплаты. Когда сотрудник пройдет медосмотр, кадровик оформит приказ о допуске к работе.
  • Привлечение к дисциплинарной ответственности сотрудника, который отказался от обязательного медосмотра. Если организация признает причины отказа неуважительными, работнику могут вынести выговор.
  • Оформление перевода на другую работу или увольнение сотрудника, если по результатам медосмотра выявлены противопоказания к работе.
  • Направление кандидатов и сотрудников на обязательные медосмотры. Все направления регистрируются в соответствующем журнале под подпись работников.

 

Скачать программу для отдела кадров и охраны труда

Эксперт по отделу кадров и охране трудаГде граница между кадровым учетом и охраной труда ?
read more

Совместительство или совмещение: как не ошибиться ?

Запросить консультацию по программе и ценам

По правилам русского языка (несмотря на схожесть) слова «совместительство» и «совмещение» не являются однокоренными и смысл этих слов различный. Трудовой кодекс РФ с 2006 года также разделяет данные понятия соответствующими главами и статьями. Совместительство и совмещения относятся к видам дополнительной работы, другими словами это режимы работы. В основе отличий лежит «время выполнения работы». Если очень кратко, то «совмещение» ограничено временем рабочего дня, а «совместительство» выходит за рамки рабочего дня.


СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО

Начнем c анализа термина «совместительство», а именно такого его вида, как «внутреннее совместительство». С понятием «внешнее совместительство» сложностей нет, так как речь идет о работе сотрудника в другой организации в период времени, когда он не занят работой у основного работодателя.

Внутреннее совместительство определяется двумя ключевыми признаками:

  1. Сотрудник выполняет рабочие обязанности по совместительству в свободный период от рабочего времени по основной должности (это могут быть и выходные дни). Не забываем, что речь идет об одной организации.
  2. Наличие отдельного трудового договора с указанием зарплаты, в дополнение к трудовому договору по основной должности.

СОВМЕЩЕНИЕ

Что касается совмещения, то ключевое условие данного вида работы, это одновременное исполнение рабочих обязанностей в рабочее время по  основной должности у одного работодателя. Конечно, работа по совмещению компенсируется в виде доплаты к окладу по основной должности. На практике количество видов совмещений несколько, например:

  • Совмещение должностей
  • Совмещение профессий
  • Увеличение объема работ
  • Расширение зоны ответственности (обслуживания)

Если у совместительства основанием является трудовой договор с регулярной заработной платой, то у совмещения основанием может быть дополнительное соглашение к трудовому договору по основной должности, приказ о совмещении и письменное согласие работника. По оплате за совмещение назначается доплата к основному окладу.


ТРУДОВАЯ КНИЖКА И ОТПУСК ПРИ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ВИДАХ РАБОТ

Так как увеличивается объем работ по совместительству и совмещению, то возникает вопрос, фиксируется ли это в трудовой книжке ? Ответ следующий:

  • При совместительстве отметку в трудовую книжку вносят по заявлению работника
  • При совмещении отметка в трудовую книжку не вносится.

Необходимо также отметить и разницу в расчетах по отпускам:

  • При совместительстве учитывается полноценный отпуск
  • При совмещении не предоставляют отдельный отпуск. Но сумма отпускных будет увеличена с учетом доплаты за совмещение.

 

Для более подробного изучения вопросов «совместительства» и «совмещения» лучше обращаться Трудовому кодексу РФ:

  • ТК РФ Статья 60.2. Совмещение профессий (должностей).
  • Статья 282 ТК РФ. Общие положения о работе по совместительству

СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ХАРАКТЕРИСТИК СОВМЕЩЕНИЯ И СОВМЕСТИТЕЛЬСТВА


Скачать бесплатную версию программы

Эксперт по отделу кадров и охране трудаСовместительство или совмещение: как не ошибиться ?
read more

Классификация трудовых договоров

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Скачать программу для отдела кадров и охраны труда

Существуют различные виды трудовых договоров. Но при всем разнообразии, необходимо учитывать определенный набор условий и требования к договорам в соответствии с законодательством.  Как минимум, при наличии трудового договора (в отличии от гражданско-правового договора), работодатель обязан не только предоставить сотруднику условия для работы, обеспечить его заданием и в срок за это платить, но и также учитывать выходные, отпуск и больничные.  Также у организации возникают обязанности перед государством:

— Удерживать НДФЛ из зарплаты, перечислять страховые взносы.

— Отчитываться по сотрудникам в налоговую, пенсионный, соцстрах.

— Отправлять по запросу ФСС информацию для расчёта пособий.

Определение и структура трудового договора

Трудовой договор (ТД) – это документ (письменное соглашение), отражающий обязанности, ответственность, права, должностные инструкции и прочие моменты отношений между работником и работодателем. Термин и понятие ТД определяется в ст. 56 Трудовом Кодексе РФ, который регулирует трудовые отношения сотрудников со своими организациями.

Шаблон трудового договора может включать следующие блоки:

—          Реквизиты сторон (сведения о работодателе и сотруднике);

—          Местоположение рабочего места и выполнения должностных обязанностей;

—          Предмет договора;

—          Тип ТД (трудовой, гражданско-правовой или договор подряда);

—          Срок действия ТД (если договор срочный, то не более 5 лет);

—          Испытательный срок для проверки соответствия сотрудника занимаемой должности;

—          Условия по оплате труда (размер оклада, премии и прочие выплаты);

—          Режим труда и отдыха (график работы, смены, перерывы и т.п.);

—          Должностные инструкции (обязанности работника);

—          Права и ответственность в соответствии с законодательством;

—          Условия социального страхования;

—          Льготы и гарантии;

—          Прочие условия и правила;

—          Подписи работника и работодателя (обязательное условие).

Не существует единого общего шаблона трудового договора. Каждая организация адаптирует ТД под свои требования и различные должности. Но обязательным является соответствие пунктов ТД Трудовому Кодексу РФ и прочим законам, регулирующим трудовые отношения.


Виды трудовых договоров

Существуют различные критерии классификации трудовых договоров. К базовым можно отнести определение ТД по сроку действия (ст. 58 и 59 ТК РФ):

—          Срочные;

—          Бессрочные.

Также существуют распределение по другим условиям:

—          Условия труда (нормальный режим, сменный, вахтовый, вредные условия и т.п.);

—          Вид работодателя (физическое или юридическое лицо);

—          Характер трудовых отношений (основная работы, совместительство, временная, удаленная работа и т.п.);

—          Правовоой статус работника (резидент, иностранный работник и т.п.);

—          Рабочее время (полная или частичная занятость);

—          Категория работника (руководящий состав, технический персонал, преподаватели и т.п.).

Учитывая разнообразие признаков, определяющих вид трудовых договоров, возникает вопрос: как определить вид и срок ТД ?

Как правило, ТД можно заключить с любой категорией граждан (включая иностранцев) на бессрочной основе.  Но на практике зачастую заключают трудовой договор на определенный срок. Но только если закон позволяет указать период действия ТД в том или ином случае.  Чтобы избежать проблем с законом при указании срочности трудового договора, необходимо основание для этого:

—          Временное замещение специалиста;

—          Выполнение работ не более чем на 2 месяца;

—          Сезонные работы (распространено в сельском хозяйстве);

—          Работа за границей;

—          Стажировка;

—          Выборная должность;

—          Общественные работы.

Необходимо помнить, что работодатель не может в одностороннем порядке обязать подписать сотрудника срочный ТД. Данный вид трудового договора заключается по соглашению сторон.

Законные ограничения в трудовых договорах

Трудовые отношения строго регулируются ТК РФ. Поэтому необходимо внимательно подходить к составлению трудового договора. Например, нельзя использовать труд несовершеннолетнего до 14 лет. А также запрещено привлекать работников до 18 лет на вредные условия труда.

Ниже приведены основные требования по возрасту для трудовых договоров с несовершеннолетними (статья 63 ТК РФ):

—          С 16 лет можно заключить ТД на общих основаниях;

—          С 15 лет при получении основного общего образования;

—          C 15 лет при оставлении общеобразовательного учреждения;

—          С 14 лет при выполнении легкого труда в свободное от учебы время (с согласия родителей или органов опеки);

—          С 14 лет в организациях кинематографии, театрах, цирках и т.п. (с согласия родителей или органов опеки).

Также запрещены трудовые договоры с иностранными гражданами без разрешения на работу.

Ниже представлена таблица, которая поможет определить необходимый вид трудового договора в зависимости от категории лица:

Категория Срок ТД Рабочий день Условия работы Характер работы
Граждане РФ (несовершеннолетние) Бессрочный,

Срочный

Сокращенное время Легкий труд Основное место работы
Беременные сотрудницы Бессрочный

 

Нормированное или сокращенное время Нормальные условия Основное место работы
Иностранцы Бессрочный,

Срочный

Ненормированный рабочий день.

Частичная или полная занятость.

Вредные, опасные.

Нормальные.

Вахта.

Ночной режим.

Основное место работы
Трудоспособное население РФ (без учета отдельных категорий) Бессрочный,

Срочный

Ненормированный рабочий день.

Частичная или полная занятость.

Вредные, опасные.

Нормальные.

Вахта.

Ночной режим.

Дистанционно.

По совместительству.

 

К условиям трудового договора необходимо относится с особой внимательностью. Так как при допущении ошибки могут возникнуть проверки и трудности со стороны Трудовой инспекции и ФНС, которые приводят к штрафам работодателя.

Также нельзя требовать от сотрудника выполнения задач, которые не входят в его должностные инструкции и трудовой договор. Поэтому нельзя и уволить работника за невыполнение работ, не учтенных в трудовом договоре.


На практике существует два способа работы с трудовыми договорами (ТД) и дополнительными соглашениями к ним:
1. Формирование ТД в файлах Word и хранение в различных папках сканов подписанных ТД и шаблонов документов.
2. Формирование ТД в спецальной кадровой программе в удобном интерфейсе. С возможностью быстрого поиска любой инфорации по сотрудникам и быстрого формирования любых документов (включая различные варианты ТД, доп.соглашений и приказов).

Одной из таких программ является «Отдел Кадров Плюс».

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Скачать программу для отдела кадров и охраны труда

Эксперт по отделу кадров и охране трудаКлассификация трудовых договоров
read more

Новый формат электронной трудовой книжки

Запросить консультацию по программе и ценам

С 1 июля 2021 года обновляется отчёт СЗВ-ТД на основании постановления Правления ПФР от 27.10.2021 №769п. Ключевым моментом изменений является требование заполнения кода трудовой функции всех без исключения работодателей.
Фактический срок сдачи нового СЗВ-ТД был перенесен на 1 августа.

Более подробно о новом СЗВ-ТД ниже.

В новом бланке нет указания периода

В прежней версии отмечался период сдачи отчёта, то теперь в бланке нет никакого указания на это. Но в любом случае необходимо сдавать отчет каждый месяц, если были кадровые события кроме увольнения и приёма. При увольнении и приёме отчёт сдают не позднее следующего дня после издания приказа.

Добавлен раздел для правопреемников реорганизованных компаний

Новый раздел должны заполнять правопреемники страхователя. Туда вносятся сведения о работодателе, который ранее был снят с учёта как страхователь, если нужно скорректировать информацию о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, ранее представленную этим работодателем. Если описанной выше ситуации не было, раздел о правопреемнике оставляют пустым.

Графа о Крайнем Севере

В табличной части появилась новая графа под номером «4». Данная графа заполняется только для сотрудника, который работает в районах Крайнего Севера или в приравненных к нему районах. В случае Крайнего Севера в графе указывается код «РКС», во втором случае — «МКС». Если работник не относится к указанным выше районам, то графа остается пустой.

Новое поле «Код выполняемой функции»

Данное поле было изначально, но ПФР не требовал его заполнять до начала 2021 года (до 1 июля 2021 года заполняли только работодатели с профстандартами). С 1 августа 2021 года данное поле заполняют все работодатели.  Все коды и описания трудовых функций собраны в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ). Данный справочник находится в открытом доступе, но для удобства пользователей он реализован в новой версии программы «Отдел Кадров Плюс».

Классификатор состоит из главных групп, подгрупп, малых и начальных групп. Чтобы проставить код в СЗВ-ТД, нужно найти начальную группу, которая связана с нужной должности. Код включает пять знаков (первые четыре — код наименования занятий, а пятый — контрольное число). В СЗВ-ТД код должен быть указан в формате «ХХХХ.Х».

Например, найдем где «прячется» должность системного администратора:

  • основная группа 2 «Специалисты высшего уровня квалификации»;
  • подгруппа 25 «Специалисты по информационно-коммуникационным технологиям (ИКТ)»;
  • малая группа 252 «Специалисты по базам данных и сетям»;
  • начальная группа 2522 «Системные администраторы».

Если заполняете отчёт на системного администратора, нужно проставить код «2522.4».

Подведем итог: проставление кодов в СЗВ-ТД — процесс неоднозначный и до конца не изученный. По мере работы с классификатором ОКП сформируется список кодов для всех Ваших работников.

Рекомендуем хранить коды в одном файле (word или excel), это поможет исключить постоянный поиск кода в Классификаторе. Например, когда в одном отчете работнику присвоили один код, а в следующем отчете выбрали другой.

Скачать бесплатную версию программы

authorНовый формат электронной трудовой книжки
read more